Bagaimana Armada 17 Kendaraan Berhenti Scroll WhatsApp untuk Melacak Bahan Bakar

Masalah scroll pesan

Bayangkan ini. Anda memiliki armada 17 truk. Pengemudi Anda mengirim pesan dispatch ke grup WhatsApp setiap kali mereka memulai perjalanan: nama rute, nomor kendaraan, berat muatan. Mereka melakukan ini lima puluh kali sehari. Lalu seorang pengemudi berhenti di SPBU dan mengirim permintaan pengisian bahan bakar. Sebelum Anda menyetujuinya, Anda perlu memverifikasi: apakah kendaraan ini benar-benar melakukan perjalanan tersebut? Berapa kilometer sejak pengisian terakhir? Apakah konsumsi bahan bakarnya masuk akal?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, Anda scroll. Anda scroll ratusan pesan di grup armada, mencari entri dispatch yang menyebutkan nomor kendaraan tertentu. Anda mencocokkan tanggal. Memeriksa berat muatan. Melakukan perhitungan mental tentang efisiensi bahan bakar. Ini memakan waktu 30 hingga 45 menit per permintaan, dan Anda menerima beberapa permintaan setiap hari.

Itulah realitas harian pemilik Charu Construction. Datanya semua ada di WhatsApp. Setiap perjalanan, setiap muatan, setiap struk bahan bakar. Tapi semuanya terkubur dalam aliran pesan yang tidak pernah berhenti mengalir.

Seperti apa pesannya

Pengemudi di Charu Construction mengirim pembaruan dispatch ke grup WhatsApp dalam format sederhana. Rute, nomor kendaraan, dan berat muatan. Tidak ada yang rumit. Tanpa formulir. Tanpa aplikasi. Hanya pesan singkat sebelum mulai mengemudi.

Masalahnya bukan formatnya. Masalahnya adalah volumenya. Lima puluh pesan per hari, tercampur dengan foto bahan bakar, obrolan ringan, dan pesan koordinasi. Sinyalnya ada di sana. Mengekstraknya memakan waktu seharian.

Querygen Flows membaca setiap pesan begitu tiba dan mengekstrak nomor perjalanan, rute, nomor registrasi, jumlah perjalanan, dan berat. Sistem ini mengurai setiap field dan menulisnya ke Google Sheets dalam waktu kurang dari tiga detik. Pengemudi mengetik pesan yang sama seperti yang selalu mereka ketik. Tidak ada yang berubah dari sisi mereka. Pola otomasi data WhatsApp yang sama yang bekerja di delapan industri berbeda.

Triangulasi struk bahan bakar

Pesan dispatch memberi tahu kendaraan mana yang melakukan perjalanan mana. Foto struk bahan bakar memberi tahu berapa banyak solar yang masuk ke setiap kendaraan. Secara terpisah, keduanya berguna. Bersama-sama, mereka menjadi sistem verifikasi.

Ketika pengemudi mengirim foto struk bahan bakar ke grup WhatsApp, Flow mengekstrak jumlah dalam liter, biaya dalam rupee, nama SPBU, dan nomor kendaraan. Kemudian mencocokkannya dengan log perjalanan kendaraan tersebut.

Dashboard yang menggantikan scroll

Data yang diekstrak mengalir ke Google Sheet yang mendukung dashboard mobile. Pemilik mengeluarkan ponselnya di antara kunjungan ke lokasi dan melihat seluruh armada di satu layar. Truk mana yang beroperasi. Berapa banyak yang mereka angkut. Bagaimana tagihan bahan bakar hari ini. Dulu dia mendapat gambaran ini seminggu sekali, disusun secara manual. Sekarang diperbarui sendiri.

Itu satu hari. 53 perjalanan di 17 truk. Hampir dua ribu ton material dipindahkan. Lebih dari 1.400 liter solar dibakar. Setiap angka diekstrak dari pesan WhatsApp yang sudah dikirim pengemudi.

Log perjalanan: terstruktur dari kekacauan

Di balik dashboard ada Google Sheet dengan setiap perjalanan sebagai baris terstruktur. Tanggal, rute, nomor kendaraan, berat muatan. Satu pesan WhatsApp masuk, satu baris bersih keluar.

Angkanya

Dari koneksi WhatsApp pertama hingga dashboard langsung: tujuh hari. Itu termasuk mengonfigurasi Flow ekstraksi, membangun struktur Google Sheet, dan menghubungkan tampilan mobile. Setelah hari ketujuh, pemilik berhenti scroll dan mulai menyetujui.

Untuk siapa ini cocok

Charu mengoperasikan 17 truk. Tapi armada 5 atau 50 menghadapi masalah yang sama: pengemudi mengirim pesan ke grup WhatsApp, dan data operasional itu menghilang dalam scroll.

“Pengemudi tidak mengunduh aplikasi baru. Mereka tetap mengirim pesan ke grup yang sama. Data hanya berhenti mati di chat.”