Cómo una flota de 17 vehículos dejó de revisar WhatsApp para rastrear combustible
Charu Construction opera 17 camiones y más de 50 viajes al día. Cada viaje se reporta a un grupo de WhatsApp. Cada solicitud de combustible requería que el dueño revisara cientos de esos mensajes para verificarla. Querygen Flows ahora lee los mensajes de despacho y las fotos de recibos de combustible, extrae datos estructurados de ambos, y los cruza en un dashboard en vivo.
El problema de revisar mensajes
Imagina esto. Tienes una flota de 17 camiones. Tus conductores envían mensajes de despacho a un grupo de WhatsApp cada vez que inician un viaje: nombre de ruta, número de vehículo, peso de carga. Hacen esto cincuenta veces al día. Luego un conductor llega a una gasolinera y envía una solicitud de recarga. Antes de aprobarla, necesitas verificar: ¿este vehículo realmente hizo esos viajes? ¿Cuántos kilómetros desde la última recarga? ¿El consumo de combustible tiene sentido?
Para responder esas preguntas, revisas mensajes. Revisas cientos de mensajes en el grupo de la flota, buscando entradas de despacho que mencionen ese número de vehículo específico. Cruzas fechas. Verificas pesos de carga. Haces cálculos mentales sobre eficiencia de combustible. Esto toma de 30 a 45 minutos por solicitud, y recibes múltiples solicitudes cada día.
Esa era la realidad diaria del dueño de Charu Construction. Los datos estaban todos ahí en WhatsApp. Cada viaje, cada carga, cada recibo de combustible. Pero estaban enterrados en un río de mensajes que nunca dejaba de fluir.
Cómo se ven los mensajes
Los conductores de Charu Construction envían actualizaciones de despacho al grupo de WhatsApp en un formato simple. Ruta, número de vehículo y peso de carga. Nada sofisticado. Sin formularios. Sin apps. Solo un mensaje rápido antes de empezar a conducir.
El problema nunca fue el formato. El problema era el volumen. Cincuenta mensajes al día, mezclados con fotos de combustible, conversación casual y mensajes de coordinación. La señal estaba ahí. Extraerla tomaba todo el día.
50.DYKE TO HALD 2899 DC : 04 WT: 45.01
51.DYKE TO HALD DC 5182: 06 WT: 42.27
52.DYKE TO HALD BG 7450, 03 WT: 29.99
Querygen Flows lee cada mensaje en el momento en que llega y extrae el número de viaje, la ruta, la matrícula, el conteo y el peso. Analiza cada campo y lo escribe en Google Sheets en menos de tres segundos. El conductor escribe el mismo mensaje que siempre escribió. Nada cambia de su lado. El mismo patrón de automatización de datos de WhatsApp que funciona en ocho industrias diferentes.
Triangulación de recibos de combustible
Los mensajes de despacho dicen qué vehículos hicieron qué viajes. Las fotos de recibos de combustible dicen cuánto diésel entró a cada vehículo. Por separado, ambos son útiles. Juntos, se convierten en un sistema de verificación.
Cuando un conductor envía una foto de recibo de combustible al grupo de WhatsApp, el Flow extrae la cantidad en litros, el costo en rupias, el nombre de la gasolinera y el número de vehículo. Luego cruza esta información contra el registro de viajes de ese vehículo. ¿Cuántos viajes ha hecho este camión desde su última recarga? ¿Cuál fue la carga total transportada? ¿El consumo de combustible por viaje está dentro del rango esperado?
Vehículo 5808 — 100L de diésel a ₹90.71/L — ₹9,071 total. El conductor fotografía el recibo contra la placa del camión. Querygen extrae ambos datos automáticamente.
El dashboard que reemplazó la revisión manual
Los datos extraídos alimentan un Google Sheet que impulsa un dashboard móvil. El dueño saca su teléfono entre visitas a obra y ve la flota completa en una pantalla. Qué camiones están operando. Cuánto cargaron. Cómo va la cuenta de combustible hoy. Antes obtenía esta foto una vez por semana, compilada a mano. Ahora se actualiza sola.
Resumen diario
53
17 vehículos
1.971,2t
1.408,1L
₹1,27,725
Eso es un solo día. 53 viajes en 17 camiones. Casi dos mil toneladas de material movido. Más de 1.400 litros de diésel quemados. Cada número extraído de los mensajes de WhatsApp que los conductores ya estaban enviando.
El registro de viajes: orden desde el caos
Detrás del dashboard hay un Google Sheet con cada viaje como una fila estructurada. Fecha, ruta, número de vehículo, peso de carga. Un mensaje de WhatsApp entra, una fila limpia sale.
Los números
Desde la primera conexión de WhatsApp hasta el dashboard en vivo: siete días. Eso incluyó configurar el Flow de extracción, construir la estructura del Google Sheet y conectar la vista móvil. Después del día siete, el dueño dejó de revisar mensajes y empezó a aprobar.
53
Viajes diarios
Rastreados automáticamente
17
Vehículos
Historial completo
1.971t
Carga diaria
Peso rastreado
₹1,27L
Costo combustible
Diario, verificado
Para quién funciona
Charu opera 17 camiones. Pero flotas de 5 o 50 enfrentan el mismo problema: los conductores envían mensajes a un grupo de WhatsApp, y esos datos operativos desaparecen en el scroll.
Flotas de construcción y minería
Camiones moviendo material entre sitios. Registros de viajes, pesos de carga y consumo de combustible desde mensajes de despacho.
Empresas de logística y entregas
Vehículos de entrega reportando recolecciones y entregas. Rastreo de rutas y eficiencia de combustible desde WhatsApp.
Transporte de buses y pasajeros
Operadores con múltiples vehículos en rutas. Conteo de viajes, cargas y costos de combustible desde mensajes de conductores.
Transporte agrícola
Vehículos moviendo productos de granjas a mercados. Pesos de carga, datos de rutas y registros de combustible.
“Los conductores no descargaron una nueva app. Siguieron enviando mensajes al mismo grupo. Los datos simplemente dejaron de morir en el chat.”
Los datos de tu flota ya están en WhatsApp. Déjalos salir.
Querygen Flows lee mensajes de despacho y fotos de recibos de combustible de tu grupo de WhatsApp, extrae datos estructurados y alimenta un dashboard de flota en vivo. Charu Construction pasó de la verificación manual a la automatizada en siete días.